Главная » Статьи » Инструменты тайм-менеджмента, которые увеличат вашу эффективность

Инструменты тайм-менеджмента, которые увеличат вашу эффективность

Наука об управлении временем сегодня в довольно странном положении. Вы можете найти достаточное количество курсов и тренингов по тайм-менеджменту, книг и обзоров техник в соцсетях. Можете купить умный ежедневник, или установить волшебное приложение на смартфон.

Подходов, техник, инструментов тайм-менеджмента так много, что иногда непонятно, с чего начать.

Мы проводим тренинги по управлению временем уже более 6 лет, и прекрасно понимая суть вопроса, в этой статье делимся с вами самыми популярными и действенными.

9 инструментов тайм-менеджмента и личной эффективности

  • Правило Парето или принцип 80/20 — гласит о том, что примерно 20% всех действий приносят 80% результата, и наоборот. То есть, определив эффективность конкретных составляющих вашей работы, вы сможете выполнять те самые 20%, высвободив время и получая почти тот же результат, что и при выполнении большей части мало полезных работ.
  • Метод Pomodoro — интересный способ организации времени работы, если вы склонны отвлекаться. Название пошло от будильника в форме помидора, который отсчитывает временные отрезки по 25 минут с перерывами по 3-5 минут. Авторы посчитали, что именно 4 помидора являются оптимальным режимом выполнения большинства задач.
  • Матрица Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам расставить приоритеты, определить срочность и важность задач. Выглядит как матрица, по одной оси которой высокая и низкая срочность, по другой важность. После заполнения задачи делятся на 4 типа — срочно/важно (1), не срочно/важно (2), срочно/не важно (3), не срочно/не важно (4). Именно в таком порядке стоит расставлять приоритеты согласно автору.
  • Квадрат Декарта — техника, которая заключается в оценке результатов действия, которое вы откладываете, либо если времени меньше, чем запланированных работ, и нужно выбирать. Данная таблица поможет вам увидеть со стороны, «что приобретете, если выполните», «что приобретете, если не выполните», «что потеряете, если выполните», «что потеряете, если не выполните». Обычно после заполнения становится ясно, делать или нет.
  • Принцип Салями — салями едят тоненькими кусочками, потому что так вкуснее и хватает на дольше. Применимо это и к делам, на которые вас не хватает надолго. Отрежьте тоненький кусочек дела, выполните. Так вы почувствуете вкус победы (выполнения), а также вас хватит на больший промежуток времени, чем если бы сели и делали бы неподъемное сразу.
  • Правило «съесть лягушку утром» — ни в коем случае не думайте, что питаясь земноводными по утрам, вы улучшите пищеварение. Зато дела, которые постоянно переносятся (как прыгучие лягушки), лучше всего делать по утрам. Во-первых, сделаете, и весь день ожидание этого нудного дела уже вас не занимает. Во-вторых, настроение от победы над делом-лягушкой обычно значительно лучше.
  • Хронометраж — если вы чувствуете, что времени катастрофически не хватает, и нужно добавить в сутки еще пару часов, сперва нужно разобраться, на что вы это самое время тратите. Существуют разные методы фиксации действий, от специальных таблиц, до надстроек в браузере, которые фоново собирают информацию о том, на каких страницах вы проводите больше всего времени. Люди часто удивляются, когда видят свой хронометраж рабочего дня со стороны.
  • Принцип назначения встреч 60/40 — один из классических постулатов, суть которого в том, чтобы планировать рабочий день из расчета 60% на статические задачи и встречи, оставляя 40% на непредвиденные действия, сдвиги и переносы встреч. Специалисты проводили полевые исследования, которые показали, что организация рабочего дня по данному принципу получалась разумнее, чем тотальная запись каждого окна. В случает с 60/40 человек работает в комфортном режиме, и потому выполняет дела быстрее.
  • Метод красных и зеленых кубов — представим, что вы работаете в оупен спейсе, и вас постоянно дергают, отвлекают, просят поставить подпись или ответить на «коротенький» вопрос. Большинство людей не могут нормально сконцентрироваться, потому работают медленнее обычного. Но есть метод цветных кубов. На столе у каждого лежит куб, зеленый либо красный. Зеленый означает, что вас можно отвлекать, красный — что категорически нельзя, и за нарушение тому, кто отвлек, грозит денежный штраф. Например, вы привели клиента, кладете на стол красный куб, и можете быть полностью уверены, что все перед тем, как задать вопрос, посмотрят на цвет куба. И ваши переговоры пройдут спокойно, без перерывов и суеты.

Вы можете нагуглить информацию почти обо всех этих инструментах тайм-менеджмента. Направление поиска мы вам дали.

Также есть такие инструменты как Таблица декомпозиции, Карта Ключевых Сценариев, метод расстановки приоритетов х2П, техника переноса в делегировании и другие. Многие из них уникальны, и вы не сможете найти о них инфо в интернете, так как появились они в нашем офисе или из опыта клиентов.

А всего существует более 300 признанных инструментов и техник тайм-менеджмента, ведь даже если учитывать лишь работы Брайана Трейси или Глеба Архангельского, у вас в руках окажется пару десятков вполне применимых техник тайм-менеджмента. А теперь представьте, что только в Киеве работает несколько тренинговых центров, специализирующихся на инструментах тайм-менеджмента и личной эффективности. И что в каждой стране также есть столица, в которой можно найти подобные компании со специалистами, у каждого из которых свои собственные наработки.

Получается, что техник управления временем намного больше.

И это основная проблема — при наличии огромного выбора потребитель вместо того, чтобы применить инструменты на практике, наоборот, тратит время на то, чтобы оценить и испробовать их.

Поэтому перед изучением вопроса примите, что перед вами задача из 3 шагов:

  1. протестировать несколько тематических техник
  2. среди них найти «свой» инструмент
  3. внедрить его использование на уровне навыка

А данная статья может быть хорошим подспорьем, чтобы с чего-то начать.

Если у вас будут дополнительные вопросы о техниках тайм-менеджмента — задавайте, и мы ответим с радостью и бесплатно, так как хотим, чтобы больше людей в нашей стране работали эффективно. Или закажите корпоративный тренинг по тайм-менеджменту. Мы подготовим для вас индивидуальную программу с учетом специфики копмании.

Больше полезных материалов в рассылке - статьи по продажам, личной эффективности руководителя, обзоры новых бизнес-книг. Подписывайтесь на обновления сайта бесплатно: